User Guide

In dieser Dokumentation erklären wir dir Schritt-für-Schritt wie du unserer Gastronomie Software einrichtest, Zutaten aus der Lebensmitteldatenbank aktivierst, Rezepturen erstellst und Speisen und Getränke kalkulierst.

Bitte überprüfe zunächst ob alle technischen Voraussetzungen erfüllt sind um mit Gcalc F&B zu arbeiten, d.h. JavaScript muss aktiviert sein und Cookies müssen zugelassen werden. In der Regel sind diese Einstellungen in deinem Browser bereits aktiviert.

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Einstellungen

Einstellungen → Globaleinstellungen

Bitte überprüfe zunächst unter Einstellungen ob alle Systemeinträge korrekt gesetzt sind. Standardeinstellung ist Deutschland.

Screenshot Einstellungen

Check:

  • Land
  • Umsatzsteuerpflichtig
  • Umsatzsteuer 1 (Voller Satz)
  • Umsatzsteuer 2 (Ermäßigter Satz)
  • Währung

Screenshot Kontoeinstellungen



Vorgaben

Stammdaten → Vorgaben

In der Kostenrechnung erfasst du einmalig alle Einnahmen und Ausgaben einer Periode (Geschäftsjahr). Klicke hierfür auf Kostenrechnung und danach auf 'Jetzt erstellen' bzw. auf '+ Kostenrechnung'.

Screenshot Zielumsatz planen für Küche und Keller, ein gemeinsamer Gemeinkostenzuschlagssatz für Speisen und Getränke

In der Kostenrechnung erfasst du einmalig alle Einnahmen und Ausgaben einer Periode (Geschäftsjahr). Klicke hierfür auf Kostenrechnung und danach auf 'Jetzt erstellen' bzw. auf '+ Kostenrechnung'.

Screenshot Zielumsatz planen für Küche und Keller, ein gemeinsamer Gemeinkostenzuschlagssatz für Speisen und Getränke

In der Kostenrechnung erfasst du einmalig alle Einnahmen und Ausgaben einer Periode (Geschäftsjahr). Klicke hierfür auf Kostenrechnung und danach auf 'Jetzt erstellen' bzw. auf '+ Kostenrechnung'.

Screenshot Zielumsatz planen für Küche und Keller, ein gemeinsamer Gemeinkostenzuschlagssatz für Speisen und Getränke

In der Kostenrechnung erfasst du einmalig alle Einnahmen und Ausgaben einer Periode (Geschäftsjahr). Klicke hierfür auf Kostenrechnung und danach auf 'Jetzt erstellen' bzw. auf '+ Kostenrechnung'.

Screenshot Zielumsatz planen für Küche und Keller, ein gemeinsamer Gemeinkostenzuschlagssatz für Speisen und Getränke



Zutaten

Stammdaten → Zutatenauswahl

Gcalc verfügt über eine eigene Artikeldatenbank. Alternativ kannst du auch deine eigenen Artikel anlegen.

Um Zutaten in deine eigene Datenbank zu übernehmen empfehlen wir dir die globale Suche zu verwenden. In der Regel erhältst du bereits nach Eingabe des zweiten Buchstaben entsprechende Treffer.

Alternativ kannst du auch einzelne Kategorien durchsuchen. Klicke auf den ausgewählten Artikel um diesen in deine eigene Zutatenliste zu übernehmen.

Screenshot Zutaten Warengruppen

Du siehst jetzt die Artikel-Seite mit den Stammdaten. Optional kannst du hier noch eine 2. Produktbezeichnung, eine Artikelnummer sowie Lieferant und einen Lagerort angeben.

Screenshot Zutaten Artikelstammdaten

Unter 'Artikelstammdaten' sind noch folgende Einträge hinzuzufügen (s. Beispiele):

1 Stück Rinderkeule mit 1,3 Kg

  • Menge / Inhalt / Gewicht
    1,3

  • Einheit
    Kilogramm

  • Einkaufspreis
    19,50

  • Küchen-/ Schankverlust in %
    10



1 Flasche Pils mit 0,33 l Inhalt

  • Menge / Inhalt / Gewicht
    0,33

  • Einheit
    Liter

  • Einkaufspreis
    0,79

  • Küchen-/ Schankverlust in %
    0



Das System errechnet jetzt automatisch den Grundpreis pro Kilogramm / Liter inkl. der Küchen- / Schankverluste. Bei Preisaktualisierungen werden dir die Einkaufspreise unter Preisverlauf angezeigt.

Screenshot Zutaten Einkauf

Alle aktivierten Zutaten werden an den Anfang der Liste verschoben und mit einem Stern gekennzeichnet. Du kannst diese auch duplizieren oder falls du in unsere Datenbank keinen passenden Artikel gefunden hast jederzeit eigene Artikel anlegen.

Screenshot Aktivierte Zutaten

Eine vollständige Übersicht aller aktivierten Artikel findest du unter dem Menüpunkt 'Zutatenliste'.

Screenshot Zutaten Einkauf



Rezepturen

Rezepturen

Um eine Rezeptur zu erstellen klicke zunächst auf  + Neue Rezeptur

Screenshot Rezepturen Warengruppen

Stammdaten

Wähle dann eine Kategorie, eine Bezeichnung und die Anzahl der Portionen. In der Regel wird immer für 10 Portionen kalkuliert. Optional kannst du auch noch die Größe pro Portion angeben (empfohlen).

Screenshot Rezepturen Stammdaten

Rezepturbestandteile

Über den Plus Button kannst du jetzt anfangen einzelne Zutaten deiner Rezeptur hinzuzufügen.

Screenshot Rezepturen Rezepturbestandteile

Du kannst sowohl Zutaten als auch bereits erstellte Rezepturen z.B. Grundrezepte auswählen.

Screenshot Rezepturen Rezepturbestandteile Modal

Entweder per Auswahl aus der Liste...

Screenshot Rezepturen Rezepturbestandteile Modal

...oder mittels Suchfunktion. In der Regel werden nach Eingabe des zweiten Zeichens erste Treffer angezeigt.

Screenshot Rezepturen Rezepturbestandteile auswählen Modal



Speisen

Um eine Kalkulation zu erstellen klicke zunächst auf  + Kalkulation

Screenshot Neue Kalkulation

Wähle eine Erlössparte und eine Karte auf den der Artikel erscheinen soll. Karten kannst du unter  Food & Beverage →  Karten anlegen.

Screenshot Neue Kalkulation Stammdaten

Wähle anschließend eine Hauptkomponente und die Beilagen aus. Das war's auch schon. Mit klick auf 'Weiter'...

Screenshot Neue Kalkulation Preiskalkulation

...kommst du nun zur Preisübersicht. In der oberen Zeile wird dir der Kostenpreis angezeigt. Er enthält alle Kosten, auch die Kalkulatorischen, inkl. der Umsatzsteuer.

Screenshot Neue Kalkulation Preise

Unter Kartenpreis trägst du jetzt den Preis ein zu dem dein Gericht verkauf werden soll. Du kannst aber auch den Preis eines deiner Mitbewerbers eingeben und siehst sofort ob du mit diesem Preis zu deinen Kosten Verluste oder Gewinne realisieren würdest. Eventuelle Extragewinne werden dir in der Zeile 'Gewinn / Verlust' grün bzw. bei Verlusten rot angezeigt.



Getränke

Um eine Kalkulation zu erstellen klicke zunächst auf  + Kalkulation

Screenshot Neue Kalkulation

Wähle eine Erlössparte und eine Karte auf den der Artikel erscheinen soll. Karten kannst du unter  Stammdaten →  Karten anlegen. Führe die gleichen Schritte wie zuvor unter Speisen beschrieben durch.